Réapprovisionnement automatisé avec QuickBooks : jusqu’où peut-on vraiment aller ?
Une rupture de stock non anticipée fait perdre des ventes. Un stock trop important immobilise inutilement de la trésorerie.
Entre les deux, beaucoup de PME canadiennes pilotent encore leurs réapprovisionnements à partir d’un fichier Excel, d’un inventaire réalisé ponctuellement ou, parfois, simplement de l’expérience de la personne qui connaît le mieux les ventes...
Avec QuickBooks Online, une partie de ce processus peut aujourd’hui être automatisée. Mais pas forcément de la manière que l’on imagine.
QuickBooks peut détecter qu’il est temps de commander
Dans QuickBooks Online Plus et Advanced, chaque produit suivi en inventaire peut être associé à un point de réapprovisionnement.
Prenons un exemple simple. Une PME montréalaise vend un produit dont elle conserve généralement une cinquantaine d’unités en stock. Elle sait que son fournisseur met environ deux semaines à livrer et décide de fixer son seuil de réapprovisionnement à 15 unités.
Dès que le stock atteint ce niveau, QuickBooks identifie automatiquement le produit comme étant à réapprovisionner. L’entreprise n’a donc plus besoin de parcourir manuellement l’ensemble de son catalogue pour identifier les références qui commencent à manquer.
QuickBooks distingue également les produits dont le stock est faible de ceux qui sont déjà en rupture.
Les mouvements de stock se mettent eux aussi à jour
L’intérêt augmente encore d'un cran quand l’ensemble du processus est correctement configuré.
Lorsqu’une vente est enregistrée, QuickBooks ajuste la quantité disponible à la baisse. Lorsqu’une livraison fournisseur est réceptionnée et enregistrée, les quantités augmentent à nouveau. L’entreprise dispose ainsi d’une vision beaucoup plus dynamique de son inventaire, sans devoir ressaisir chaque mouvement dans un tableau parallèle.
QuickBooks permet également de suivre les quantités déjà commandées mais pas encore reçues. Pour une PME qui traite plusieurs dizaines ou centaines de références, cette différence devient vite importante.
Le responsable des achats peut voir qu’un produit est presque épuisé, mais aussi qu’une commande est déjà en cours. Cela évite de commander une seconde fois simplement parce que les marchandises ne sont pas encore arrivées.
Et le bon de commande ?
QuickBooks permet également d'associer un fournisseur privilégié à un produit.
Lorsque plusieurs références atteignent leur seuil de réapprovisionnement, l’entreprise peut les sélectionner puis utiliser la fonction "Reorder".
QuickBooks prépare alors un bon de commande avec les informations du fournisseur et les produits concernés. Il reste à vérifier les quantités, les prix ou les conditions avant d’envoyer le bon de commande.
QuickBooks automatise le signal, pas nécessairement la décision d’achat
Attention, car définir un seuil à 15 unités ne signifie pas que QuickBooks va automatiquement commander 50 nouvelles unités au fournisseur dès que ce seuil est franchi.
QuickBooks Online automatise plusieurs étapes du processus :
mise à jour des quantités,
détection du stock faible,
identification du fournisseur,
préparation du réapprovisionnement et
suivi des commandes ouvertes.
En revanche, la validation de la commande reste une action à confirmer et à réaliser par l’entreprise. Et dans de nombreuses PME, c’est plutôt une bonne chose.
Car une commande fournisseur engage aussi votre trésorerie. Avant de la lancer, il peut être pertinent de tenir compte d’une promotion à venir, de la saisonnalité, d’un changement de tarif fournisseur ou simplement de l’évolution des ventes.
L’automatisation doit donc accélérer la décision, sans toutefois faire disparaître le contrôle.
Pour aller plus loin, QuickBooks doit aussi s’intégrer au reste de l’entreprise
La situation devient plus complexe lorsqu’une PME vend simultanément sur Shopify, dans un magasin, auprès de clients B2B ou via plusieurs canaux.
La mise à jour du niveau de stock dépend dans ce cas de la qualité des données qui alimentent QuickBooks.
QuickBooks propose notamment une connexion avec Shopify permettant en temps réel d’importer les commandes et de synchroniser les produits vendus avec les éléments d’inventaire QuickBooks. Plus largement, Intuit indique que QuickBooks peut se connecter à plus de 450 applications.
Les choses changent donc réellement quand vous avez :
plusieurs entrepôts à des endroits différents
des prévisions de demande qui changent en fonction de la saisonnalité
des délais de livraison fournisseurs variables
des contraintes d'assemblage de produits ou
des volumes importants à gérer
...
Dans ces cas de besoins plus avancés, une application spécialisée en gestion d’inventaire, telle que Erplain par exemple, peut alors prendre en charge une partie plus complexe du réapprovisionnement tout en envoyant les données financières nécessaires vers QuickBooks.
QuickBooks devient dans ce cas le socle comptable de référence d’un système plus large.
Le vrai enjeu : définir les bons seuils
Malheureusement, automatiser un processus bancal ne le rend pas meilleur...
Un seuil de réapprovisionnement fixé arbitrairement à 10 unités pour chaque référence risque, par exemple, d’être totalement inadapté.
Un produit vendu cinq fois par mois et livré en trois jours n’a pas les mêmes besoins qu’une référence vendue 200 fois par mois et importée avec six semaines de délai.
Alors, avant d’automatiser, il faut surtout regarder les rotations de stock, les délais fournisseurs, la saisonnalité des ventes et la trésorerie disponible.
C’est souvent à ce stade que les données comptables deviennent réellement utiles : elles permettent de rapprocher les ventes, la marge, le coût des marchandises et l’argent immobilisé dans l’inventaire.
QuickBooks + Blendy CPA : automatiser sans perdre le contrôle
Chez Blendy CPA, cabinet comptable à Montréal et expert QuickBooks, l'accompagnement ne s’arrête pas au simple paramétrage de QuickBooks ou à la connexion des différentes applications utilisées par l’entreprise.
Une automatisation n’a de valeur que si les données sur lesquelles elle repose sont fiables. Un stock théorique qui ne correspond plus au stock réel, des ventes qui remontent avec retard ou des achats mal catégorisés peuvent rapidement fausser les seuils de réapprovisionnement, mais aussi les marges, la valeur des stocks et les décisions prises par le dirigeant.
Le rôle de Blendy CPA est donc aussi de s’assurer que vos flux financiers et comptables restent fiables au quotidien : vérifier que les données remontent au bon endroit, que les mouvements sont correctement enregistrés, que les comptes restent à jour et que le traitement comptable et fiscal respecte les règles applicables au Canada.
Mais la donnée seule ne décide pas du nombre d'unités à commander.
Faut-il augmenter le stock pour anticiper une période forte, réduire les quantités commandées pour préserver la trésorerie, accepter un volume plus important en échange d’un meilleur prix fournisseur, revoir un seuil parce que les ventes ralentissent...?
Ces arbitrages touchent simultanément au stock, à la marge, à la trésorerie et à la rentabilité. C’est là que l’accompagnement de Blendy CPA prend tout son sens : transformer les données disponibles dans QuickBooks en décisions financières en phase avec la situation et les objectifs de l’entreprise.
L’automatisation permet ainsi de gagner du temps sur le suivi quotidien. Le dirigeant conserve, lui, la maîtrise des décisions qui ont un véritable impact financier.
Votre inventaire est déjà suivi dans QuickBooks, mais vous avez du mal à savoir quels indicateurs utiliser pour piloter vos achats et votre trésorerie ?
Blendy CPA peut vous aider à fiabiliser vos données et à mieux structurer votre suivi financier.
Sources :
Blendy CPA Inc, comptable infonuagique pour les entreprises québécoises, vous aide à éliminer 100% de vos tâches chronophages. Ensemble, optimisons la gestion financière de votre entreprise grâce à l'automatisation comptable et une expertise de longue date sur QuickBooks!
